Briefing Tipps für eine gelungene Veranstaltung mit Visual Recording
Diese Fragen sollten Sie sich stellen und gemeinsam mit uns klären. 1. Das Konzept der Veranstaltung. Gibt es Keynotes und eine anschließende Podiumsdiskussion ? Wird vor allem in Gruppen gearbeitet mit Pitch Präsentationen am Ende. Sind Teambuilding Parts Teil Ihrer Veranstaltung?
2. Warum soll ihre Veranstaltung mit graphic recording begleitet werden ? Was ist Ihr Mehrwert ?
3. Was wollen sie bewirken, was wünschen Sie sich ? Ihr ideales Ergebnis ? Ihr Minimum-Ziel ?
4. Welcher Status liegt vor ? Befindet sich das Unternehmen, der Bereich in einem Change Prozess. Soll die Vision und Mission der nächste Jahre in den Köpfen der Teilnehmer verankert werden? Reden wir über eine Vertriebs-Veranstaltung, sprich Sie laden Ihre Kunden ein oder steht Ihre internationale Jahreskonferenz an, auf der es um bereichsübergreifende Kommunikation geht?
5. Und, last but not least, sorgen Sie in der Anmoderation Ihrer Veranstaltung für ein paar Sätze der Erklärung, was Graphic recording ist und soll. Appellieren Sie an die Teilnehmer mit uns ins Gespräch zu gehen, was wir schreiben und zeichnen kritisch zu beäugen. Ideal, wenn sich auf der „Big Map“ am Ende viele Beiträge aus dem Publikum finden.
Der Maßstab für ein rundum gelungenes Event ist ein Teilnehmer, bei dem die Botschaft emotional und nachhaltig verankert wird: ob überzeugter Kunde, motivierter Mitarbeiter oder begeisterter Geschäftspartner.
Optimierte Prozessbegleitung – Füge hinzu und nehme weg
Never top down.
Einen neuen Prozess von oben zu bestimmen, funktioniert in den wenigsten Fällen und bringt nicht die erhofften Ergebnisse. Stattdessen: Die Menschen, die später den Prozess „ausführen“ werden, sollten involviert sein: Was sind die Hintergründe, wo sind Ansatzpunkte, welche möglichen Stolpersteine werden auftauchen?
Resultat: Die Menschen werden das unterstützen, was sie selbst gebaut haben.
Verstehen durch sehen.
Verzichten Sie soweit es geht auf textbasierte Unterlagen, die seitenlang das Vorgehen im Prozess beschreiben. Entwerfen Sie stattdessen eine visuelle Landkarte und lassen Sie die Beteiligten mitgestalten. Machen sie den Prozess also sichtbar.
Ganzheitlich nicht solitär.
Ein Prozess ist immer eingebunden. In einem bestehenden System, in einer Kultur, in einer Organisation. Betrachten Sie daher immer das Ganze und wie der neue Prozess darin funktionieren kann. Welche Andockstellen gibt es, was passiert, wenn man an dieser Schraube dreht? Wie beeinflusst des Prozess das gesamte Ecosystem?
Füge hinzu und nehme weg.
Häufig sollen durch eine Prozessoptimierung Kosten eingespart werden. Einfach Schritte oder ganze Segmente weglassen, führt selten zu innovativen Einsparungen. Um Ergebnisse zu verbessern, müssen oftmals Elemente hinzugefügt werden und gleichzeitig braucht es die Prüfung, was redundant oder sogar kontraproduktiv ist.
Design, das passt.
Es gibt mittlerweile viele, viele Methoden, die unter Begriffen wie Prozess Design Innovation zu erfolgreichen Ergebnissen führen sollen. Die Wahrheit ist, dass jeder Prozess genau auf die jeweiligen Parameter angepasst werden sollte. Die Umstände, die Geschichte, der Startpunkt, das gewünschten Ziel und noch einige oft nicht direkt sichtbare Faktoren, die es gilt, aufzudecken und sichtbar zu machen. Eines der besten Werkzeuge – auch hier das Visualisieren. Den passenden Prozess designen, während man immer den Blick auf das Ganze und die einzelnen Wegstrecken vor Augen hält.
Und nun: Tun.
Der Prozess ist definiert, alle Stakeholder sind beteiligt, der Konsens ist hergestellt. Als nächstes: Die Ausführung, klar. Leider endet hier nicht selten der Aktivismus. Der neue Prozess muss nun im Alltag gelebt, die neuen Vorgehensweisen umgesetzt, justiert und ggf. nachkorrigiert werden. Die eigentliche Transformation startet jetzt! Menschen, die dem Plan folgen und darin einzahlen, über Wochen und Monate, vielleicht sogar Jahre. Die „committed“ sind und die Prozess Innovation tragen.
Graphic Recorder zu sein, heißt vor vielen Menschen zu stehen, die dir zusehen und dich beobachten. Gleichzeitig musst du dich, oft auch mehr als 8 Stunden, voll konzentrieren können. Das ist Höchstleistung für dein Gehirn, das dabei übrigens auch perfekt trainiert wird.
Die Konzentration
Kannst du dich gut fokussieren, also auf nur 1 ! Sache konzentrieren? Kannst du komplett abtauchen, alles rundherum vergessen und nur im Tun sein. Wenn’s richtig läuft, nennt man das übrigens einen „Flow” (nach dem Glücksforscher Mihály Csíkszentmihályi). Zugegeben, das wäre der Idealfall, der flow. Aber Konzentration über mehreren Stunden, sollte drin sein. Zusätzlich ist noch Kreativität angesagt. Also ab und an einen spritzigen Einfall, ein Bild aus deinem Repertoire, das du kontentgerecht umarbeitest, eine feine Analogie, die passgenau auf deine Thematik aufsetzt. Anspruchsvoll, wir wissen das.:)
Deine Fitness
Du stehst die ganze Zeit, musst oft auf die Knie (wenn du weiter unten zeichnest) oder dich strecken, um die Überschrift zu platzieren. Das bedeutet, körperliche Fitness und ist bei diesem Job nicht Nebensache. Falls du schon mal in der Gastronomie gearbeitet hast und dich noch erinnerst, wie sich die Füße nach einem Arbeitstag im Service anfühlen, dann weißt du, was ich meine. Also, wie fit fühlst du dich?
Das Publikum
Auf der Veranstaltung solltest du auf mehrere Kommunikations- und Präsentationsvarianten vorbereitet sein. Du hast zuallererst das Publikum, das meist in deinem Rücken sitzt und dir zusieht, was du da treibst. Das solltest du nicht als negativen Stress (Disstress) empfinden. Eher sollte es dich beflügeln, dich zu Leistungsfähigkeit antreiben und dir helfen, dich zu fokussieren. Also positiven Stress (Eustress) auslösen. Eustress setzt Energie frei und erhöht die Leistungsfähigkeit: Hormone wie Adrenalin und Noradrenalin werden in die Blutbahn ausgeschüttet. Ob und wann jemand Stress empfindet, ist sehr individuell. Was der eine als belastend wahrnimmt, ist für den anderen vielleicht sogar entspannend oder aktivierend.
Auch das spontane und freie Sprechen vor Publikum gehört zu deinen Aufgaben. Es geschieht recht häufig, dass du nach Fertigstellung aufgefordert wirst, deine „Big Map“ zu erklären. Darum frage dich: Wie geht es dir, wenn du vor vielen Menschen sprichst? Traust du dir das zu? Oder ist es gar eine leichte Übung für dich?
Häufig ist das geladene Publikum Kunde deines Kunden. So z.B. bucht dich eine Agentur für eine Vertriebsveranstaltung eines neuen Pharmaprodukts. Für die Agentur bist du in der Rolle des professionellen Mitgestalters und mitverantwortlich für den Erfolg der Veranstaltung. Die Pharmamitarbeiter solltest du abholen und in den Entstehungsprozess einbeziehen können, Small talken. Aktivieren. Positive Energien aufbauen.
Warum soll ich Storytelling machen? Bis jetzt hat doch powerpoint immer wunderbar funktioniert …
Es fällt uns oft schwer, komplexe Angelegenheiten, Themen und Zusammenhänge verständlich zu vermitteln, sei es für den Austausch im Team oder auch vor der ganzen Mannschaft auf einer Tagung oder einer Konferenz.
Die Welt wird immer noch komplizierter und im gleichen Maße suchen wir nach einfachen, anschaulichen Lösungen. Eine Geschichte, wie damals ein Märchen, prägt sich viel „lieber“ ein, ist bestenfalls so emotional, dass wir uns selbst im beruflichen Kontext gerne daran erinnern. Gleichwie damals, als die Oma uns allabendlich eine Geschichte vorlas.
Entwicklen Sie eine Story. Ihre Protagonisten sind z.B. ein Kunde, der Vertriebsmann im Unternehmen und die Stakeholder. Geben sie den handelnden Personen Charakter, sie werden lebendig und agieren stellvertretend für z.B. eine typische Situation im Unternehmen. Mit Hilfe weiterer Fragestellungen können Sie das komplexe Thema einkreisen und in einer Geschichte auffangen.
Eine Storyline umfasst typischerweise 4 verschiedene Phasen:
Wie macht man’s denn nun richtig? Eine gute Geschichte zu erzählen
Die Story
Die Sache, um die es geht, sollte dir wirklich wichtig sein. seien Passion dahinter sollten deine Zuhörer spüren.
Spiele nicht zu sehr mit Sprache und Konstruktionen. Diese sind in deinem Kopf beheimatet, evt. aber weniger in den Köpfen deiner Zuhörer. Je einfacher und klarer du mit deinen Worten erzählst, desto lieber will man dir folgen.
Hetze nicht durch die Geschichte. Lass deinen Verfolgern Zeit, gib‘ ihnen die Chance ggf. in einem zweiten Anlauf, Zusammenhänge zu verstehen.
Denke schon im Entwurf deiner Geschichte, wo sich Spannungsbögen aufbauen soll oder eine unerwartete Wendung eintreten soll.
Die Präsentation
Achtung: Powerpoint ist linear. Eine Geschichten zu erzählen, erlaubt dir (spontan) tiefer, dreidimensional zu gehen, den Baum aus dem Wald zu holen.
Visuelle Techniken sind das Vehikel, unsere Intuitionen, Emotionen und Gefühle auftauchen zu lassen. Dies macht sie besonders wertvoll für Brainstorming und die Suche nach Lösungsansätzen. Oft verbergen sich hinter „sichtbaren“ Schwierigkeiten wie „Die Abteilung xy erledigt ihre Aufgaben unzufriedenstellend“ emotionale oder psychologische Ursachen. Es ist auch eine einfache und schnelle Technik, die jede Gruppe nutzen kann, um Ideen zu erzeugen. Die kreative Herausforderung, die Menschen motiviert, Lösungen zu finden.
Hier ist, wie man es benutzt: Der Vermittler gibt eine Reihe von vorgewählten Bildern, eine an jeden Teilnehmer, und bittet sie, Ideen aufzuschreiben, was sie darin sehen. Bryan W. Mattmore, President of the Mattimore Group, sagt, diese Bilder sollten visuell interessant sein, eine Vielzahl von Themen darstellen und Menschen in vielen verschiedenen Arten von Interaktionen und Beziehungen mit anderen Menschen zeigen.
Als nächstes vermitteln sich die Teilnehmer und verbringen zusätzliche Zeit, um die Ideen zu erörtern, die sie generiert haben, und brainstorming zusätzliche potenzielle Lösungen für das Problem zur Hand. Schließlich präsentieren die zwei Mannschaften ihre Ideen der Gruppe.
Für beste Ergebnisse schlägt Mattimore vor, die Visuals an die Natur der Herausforderung anzupassen. Zum Beispiel könnte ein Personal- oder Unternehmenskulturproblem mit Bildern wie ihres konkreten Umfeldes angepackt werden – die Darstellung vieler verschiedener Arten von Menschen und Beziehungen. Für eine Fertigungsaufgabe könnten die Bilder industrieller Natur sein. Wenn Sie versuchen, neue Produktideen zu generieren, wählen Sie Bilder aus, die weitgehend zu Ihrer Produktkategorien passen. Die besten Ergebnisse erzielen wir, wenn zufällige oder scheinbar irrelevante Bilder in der Auswahl enthalten sind. Denn sehr häufig führen diese Reize zu den kreativsten Lösungen. Mehr zum Thema:
Grafische Visualisierung schafft Mehrwert. Die Redakteurin eines Online Magazins griff das Thema „Moderene Mütter-gestiegen Anforderungen“ auf und veröffentlichte die gelungene und aussagekräftige Studie über Mütter-heute. –> Zukunftsinstitut, Matthias Horx Ein wunderbares Beispiel, wo grafische Visualisierung eine Mehrwert schafft und das ganze Thema in einem Blick auf den Punkt bringt. Studien, Dossiers, Artikel, Differenzierungen und Aufzählungen dürsten geradezu danach, auf einem großen Blatt nebeneinander gestellt zu werden, um dem Zuschauer, dem Leser das Ganze „vor Augen zu führen“. mehr zur Studie
