Die 6 wichtigsten Regeln zur (visuellen) Prozessbegleitung
Optimierte Prozessbegleitung – Füge hinzu und nehme weg
Never top down.
- Einen neuen Prozess von oben zu bestimmen, funktioniert in den wenigsten Fällen und bringt nicht die erhofften Ergebnisse. Stattdessen:
Die Menschen, die später den Prozess „ausführen“ werden, sollten involviert sein: Was sind die Hintergründe, wo sind Ansatzpunkte, welche möglichen Stolpersteine werden auftauchen?Resultat: Die Menschen werden das unterstützen, was sie selbst gebaut haben.
Verstehen durch sehen.
- Verzichten Sie soweit es geht auf textbasierte Unterlagen, die seitenlang das Vorgehen im Prozess beschreiben. Entwerfen Sie stattdessen eine visuelle Landkarte und lassen Sie die Beteiligten mitgestalten. Machen sie den Prozess also sichtbar.
Ganzheitlich nicht solitär.
- Ein Prozess ist immer eingebunden. In einem bestehenden System, in einer Kultur, in einer Organisation. Betrachten Sie daher immer das Ganze und wie der neue Prozess darin funktionieren kann. Welche Andockstellen gibt es, was passiert, wenn man an dieser Schraube dreht? Wie beeinflusst des Prozess das gesamte Ecosystem?
Füge hinzu und nehme weg.
- Häufig sollen durch eine Prozessoptimierung Kosten eingespart werden. Einfach Schritte oder ganze Segmente weglassen, führt selten zu innovativen Einsparungen. Um Ergebnisse zu verbessern, müssen oftmals Elemente hinzugefügt werden und gleichzeitig braucht es die Prüfung, was redundant oder sogar kontraproduktiv ist.
Design, das passt.
- Es gibt mittlerweile viele, viele Methoden, die unter Begriffen wie Prozess Design Innovation zu erfolgreichen Ergebnissen führen sollen. Die Wahrheit ist, dass jeder Prozess genau auf die jeweiligen Parameter angepasst werden sollte. Die Umstände, die Geschichte, der Startpunkt, das gewünschten Ziel und noch einige oft nicht direkt sichtbare Faktoren, die es gilt, aufzudecken und sichtbar zu machen. Eines der besten Werkzeuge – auch hier das Visualisieren. Den passenden Prozess designen, während man immer den Blick auf das Ganze und die einzelnen Wegstrecken vor Augen hält.
Und nun: Tun.
- Der Prozess ist definiert, alle Stakeholder sind beteiligt, der Konsens ist hergestellt. Als nächstes: Die Ausführung, klar. Leider endet hier nicht selten der Aktivismus. Der neue Prozess muss nun im Alltag gelebt, die neuen Vorgehensweisen umgesetzt, justiert und ggf. nachkorrigiert werden. Die eigentliche Transformation startet jetzt! Menschen, die dem Plan folgen und darin einzahlen, über Wochen und Monate, vielleicht sogar Jahre. Die „committed“ sind und die Prozess Innovation tragen.
